Contrôle des fonds par les garants des professionnels de l’immobilier : état des lieux et conseil

En matière de contrôle par les garants, des changements importants sont intervenus cette année. Quel était le but du législateur ?

Manuel Raison : L’objectif est de prévenir le plus possible le risque dit de « non-représentation des fonds mandants », (propriétaires bailleurs et copropriétaires essentiellement).

Le moyen pour y parvenir est de définir et généraliser la mise en place de contrôles des sociétés garanties par tous les garants financiers et organismes de garanties financières. Il est important de garder à l’esprit que la garantie financière est souscrite par les administrateurs de biens, au bénéfice de leurs clients, en vue de les protéger dans le cas d’une éventuelle non-représentation des fonds.

Comment ce contrôle est-il mis en œuvre ?

M. R. : De plusieurs manières. Le contrôle doit être permanent, c’est-à-dire tout au long de la relation entre le garant et le mandataire (le professionnel qui a souscrit le contrat de garantie).

Ce contrôle peut être réalisé sur pièces, c’est-à-dire en se fondant sur des documents demandés. Mais il est possible également de réaliser un audit sur place, notamment si la situation l’exige.

La procédure mise en œuvre doit reposer sur des critères et des seuils permettant d’identifier les points de non-conformité, de mesurer la gravité de cette non-conformité quand elle est identifiée et enfin, de définir les meilleures mesures correctrices pour y remédier.

Quelles sont les conséquences pratiques de ces évolutions ?

M. R. : L’échange est accru entre le garant financier et les sociétés garanties. La qualité de leur relation influe directement sur la qualité du contrôle.

Pour l’administrateur de biens, pouvoir bénéficier d’une expertise tout au long de l’année constitue une opportunité pour encore améliorer ses pratiques. Pour le garant, les éventuelles failles sont repérées plus rapidement. Enfin, pour le marché, les nouvelles dispositions génèrent un facteur de sécurité supplémentaire, et les garants de référence disposent de l’expérience pour maintenir le haut niveau d’exigence induit par le cadre légal.

En prenant appui sur votre expérience, quel conseil pratique trouveriez-vous utile de formuler ?

M. R. : L’une des sources importantes de non-conformité est la présence de comptes d’attente. Or, il arrive régulièrement, quand vous êtes mandataire, de vous trouver dans la situation où vous succédez à un confrère.

Si les comptes d’attentes sont nombreux, peu clairs, le risque est de voir des dépenses imputées deux fois. C’est pour cela qu’il est essentiel de vérifier dans le détail la trésorerie remise, et pour cela, d’avoir accès à l’ensemble des documents, grand livre, relevés bancaires…

La loi de 1965 sur la copropriété pose que le syndic est dans l’obligation de se faire remettre l’intégralité des archives et des pièces comptables de la copropriété. A défaut, il doit engager une procédure à cet effet.

Les obligations sont nombreuses. Les nouvelles règles ne sont-elles pas trop exigeantes et détaillées ?

M. R. : On ne peut pas faire autrement. Cette rigueur est la condition indispensable pour apporter une protection accrue au marché et à l’ensemble des acteurs impliqués.

Avec cette surveillance renforcée, un signal rassurant est envoyé aux clients : c’est un gage de qualité, qui valorise le métier d’administrateurs de biens.

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